Pourquoi engager un Event Planner ?

Vous êtes prêt à faire bouger votre entreprise en organisant un événement ?

Et à la recherche d’une sorte d’ange pour que ce rêve devienne réalité ?

Bravo !

Un Event Planner est vraiment le « détail » qui fait la différence : il vous aide à réaliser votre rêve, à rendre votre événement unique et mémorable. Il vous apporte du fun et des idées et peut prendre totalement en charge votre projet. Il rend les choses faciles, authentiques, et visiblement professionnelles.

Pourquoi engager un Event Planner Freelance ?

Un bon Event Planner est un véritable partenaire, un professionnel agile et créatif qui adore son métier. C’est quelqu’un en qui vous avez pleinement confiance et qui vous comprend. Quelqu’un qui cherche à sublimer votre événement… pas à vous imposer le sien.

Concrètement il établit un plan d’action concret et concis pour votre projet en fonction de vos attentes, avec un agenda hebdomadaire et/ou mensuel. 

Bien sûr il vous tient informé des mises à jour régulières et vous accompagne de A à Z, tout au long du chemin. Il vous libère du temps, de l’énergie et de la bande passante : vous êtes pleinement dans votre rôle et lui dans le sien. Et vous pouvez compter sur lui pour vous rassurer quand c’est nécessaire !

Imaginez qu’un Event Planner soit en retard à vos réunions, perde des notes au milieu du projet ou semble ne pas avoir une vision globale de l’événement… Une pure angoisse non  ?  Alors soyez vigilant dans la recherche du professionnel qui vous convient vraiment : écoutez votre coeur ! Recherchez quelqu’un qui s’anime lorsqu’il parle de son métier, qui voit même cette approche comme un art et dégage naturellement une aura de certitude. 

Un Event Planner ne fonctionne pas seul

Il y a toujours une équipe qui travaille en coulisses pour créer ZE événement qui va porter votre entreprise vers de nouveaux sommets. Cette équipe est pilotée par l’Event Planner qui agit comme un maître d’ouvrage et dispatche les responsabilités.

L’aspect financier

L’organisation d’un événement implique bien sûr un budget, idéalement avec un Event Planner à la fibre gestionnaire. Celui-ci doit savoir établir l’enveloppe budgétaire globale, l’optimiser et bien sûr la respecter !

Gestion des ressources et timing

Un Event Planner sait valoriser les ressources déjà disponibles et dénicher celles qu’il vous manque pour que tout soit parfaitement réussi. C’est un maître de la logistique et de l’organisation, de la hiérarchisation des priorités, de la flexibilité et il sait gérer des interactions complexes. Il agit avec une « main de fer dans un gant de velours » pour que l’ensemble des engagements et des délais soit respecté.

Il garde le cap, la vision

Il aide aussi toute l’équipe à se projeter dans l’événement, à en avoir une vision claire et stimulante, de façon à maintenir la motivation et l’énergie. Toute l’équipe… et aussi vous-même ! Car il peut vous arriver de perdre le cap en cours de route.

En cas de pépin

Un Event Planner s’implique totalement pour réaliser l’événement qui vous tient à coeur. Malheureusement, certaines choses sont totalement hors de son contrôle. Un vrai professionnel a toujours un plan B (voire C), un plan de secours et quelques tours dans son sac pour que tout se passe merveilleusement bien. Il se peut même que vous ne remarquiez aucun grain de sable dans cet engrenage…

En résumé

L’organisation d’un événement implique beaucoup de brainstorming, de co-création et d’exécution. 

Un Event Planner est ouvert aux idées nouvelles et oeuvre pour que votre marque et vos objectifs s’expriment à travers un lancement réussi, une conférence, un webinaire ou toute autre mise en visibilité de votre entreprise. 

Même si vous manquez d’idées, un excellent professionnel sait poser les bonnes questions et obtenir le brief à partir duquel il doit « tricoter ». Alors n’hésitez pas à lui accorder une grande liberté de création, car vous pourriez être étonné !

Ce que tous les événements ont en commun : c’est l’humain, le public.

L’organisation d’événements est une profession sociale et un Event Planner doit être capable de s’engager, d’écouter vraiment. Il sait généralement bien lire les gens, pour lui se déplacer dans une foule est un jeu d’enfant. 

Par ailleurs, l’espace ou le lieu sont des sujets qui lui sont familiers et il sait les optimiser avec beaucoup d’élégance.

Une bonne question à poser à un Event Planner pourrait être la suivante :

« quelle a été la pire chose qui s’est produite pendant un événement et comment l’avez-vous gérée ? »

Ressentez l’effet que vous donne la réponse. Un Event Planner a toujours des milliers de choses à gérer simultanément pour réussir un événement. L’imprévu est plutôt l’un de ses alliés, il adore en jouer, rebondir, étonner.

Et si vous me la posiez, cette question ? 😉